Regler och policy för upphandling

Kommunen upphandlar enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145), för den klassiska sektorn som trädde i kraft den 1 januari 2017. Den gäller för upphandlingar som görs av kommuner, landsting, statliga myndigheter och vissa offentliga bolag.

Val av upphandlingsform

Det beräknade förväntade värdet av ramavtalet/kontraktet och, beträffande tjänster, kategori av tjänst avgör vilket kapitel och förfarande som ska tillämpas vid upphandlingen.

Om värdet förväntas överstiga 1 910 323 SEK (varor och tjänster) eller 47 758 068 SEK (byggentreprenader) genomförs upphandlingen enligt reglerna för upphandling över tröskelvärdet; beloppen gäller från den 1 januari 2016.

Om värdet förväntas överstiga 534 890 SEK (varor, tjänster, byggentreprenader) genomförs upphandlingen enligt reglerna för upphandling under tröskelvärdet.

Om värdet förväntas understiga 534 890 SEK genomförs upphandlingen enligt kommunens riktlinjer för direktupphandling.

  

Upphandling över tröskelvärdet

Öppet förfarande
Förfarande över tröskelvärdena där alla leverantörer får lämna anbud. Förhandling med tänkbara leverantörer får inte ske.

För upphandlingar över tröskelvärdet är detta den överlägset vanligaste formen.

Selektivt förfarande
Vid selektivt förfarande har alla leverantörer rätt att ansöka om att delta. Efter annonseringen, i vilken kraven på leverantören ska finnas, styrker leverantören sin förmåga genom olika intyg samt begär att få delta i anbudstävlingen.  Enligt de kriterier och regler som angivits i annonsen väljer den upphandlande myndigheten ut så många som angetts i annonsen bland dem som uppfyllt de ställda kraven (minst fem). Inga andra anbud än från de leverantörer som inbjudtis får prövas av den upphandlande myndigheten. Förhandlingar med tänkbara leverantörer får inte ske.

Förhandlat förfarande

Ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar med en eller flera av dem. Får bara användas vid de tillfällen som anges i LOU.

Upphandling under tröskelvärdet

Förenklat förfarande LOU kap 19 5 §

Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta, deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.

Urvalsförfarande LOU kap 19 6 §

Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.

  

Direktupphandling LOU kap 19 4 §

Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form. Får användas om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. För direktupphandlingar med ett kontraktsvärde uppgående till minst 100 000 sek finns förfaranderegler som kommunen själv förfogar över. En tillåten direktupphandling kan inte överprövas.

Övergripande bestämmelser

Annonsering
Som huvudregel gäller att all upphandling, utom direktupphandling, ska annonseras. Skyldigheten att annonsera innebär att en annons ska publiceras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Annonserna nås via kommunens hemsida, www.falkoping.selänk till annan webbplats.

Tilldelningsbeslut
En upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudsgivarna om de beslut som fattats om att sluta ett ramavtal eller tilldela ett kontrakt samt om skälen för beslutet. Detta genomförs regelmässigt via e-post.

Överprövning

En leverantör kan inom 10+1 dagar efter det att tilldelningsbeslutet mailats ut ansöka om överprövning vid allmän förvaltningsdomstol. En förutsättning för att leverantören ska kunna ha framgång är att domstolen kommer fram till att  den upphandlande myndigheten har brutit mot lagen och att detta lagbrott har medfört eller kan komma att medföra att leverantören lider skada. För det fall domstolen beviljar ansökan om överprövning kan domstolen antingen besluta att upphandlingen ska göras om eller att utvärderingen ska göras om.

Ramavtal

Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal kan avse varor, tjänster eller byggentreprenader. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid, alltså ska åtminstone ensidiga förlängningsoptioner anses tillhöra kontraktssumman. Ramavtal kan upphandlas såväl över som under tröskelvärdena, och även genom direktupphandling.

Offentlighet och sekretess

Anbudsansökningar och anbud omfattas av absolut sekretess fram till det att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela ett kontrakt till en viss leverantör eller myndigheten på annat sätt avslutat upphandlingen. Efter denna tidpunkt är huvudregeln att allt material i upphandlingen inklusive alla inkomna anbud är offentliga. Myndigheten kan dock ibland på begäran av anbudslämnare sekretessbelägga särskilt känsliga delar av anbuden, så att inte affärshemligheter kommer konkurrenter tillhanda.